ทำบัญชีให้ถูกตั้งแต่แรก ดีต่อธุรกิจ กูรูชี้อย่ารอโตแล้วแก้ไม่ทัน

สำหรับคนทำธุรกิจ ‘บัญชี’ อาจดูเป็นเรื่องหลังบ้านที่หลายคนไม่ได้ให้ความสำคัญ หรือไม่ได้ลงมาดูแลด้วยตัวเอง โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นที่เจ้าของมักให้ความสำคัญกับการขาย การหาลูกค้า หรือวางกลยุทธ์เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้า

แต่จริง ๆ แล้ว การทำบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่แรกเป็นพื้นฐานสำคัญที่ช่วยให้เจ้าของรู้ว่าธุรกิจของตัวเองมีรายได้ ต้นทุน กำไร และฐานะทางการเงินเป็นอย่างไร และเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ข้อมูลเหล่านี้จะยิ่งมีความสำคัญต่อการตัดสินใจในทุกขั้นของการขยายกิจการ

สุรภา แจ่มแจ้ง ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษี ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) กรรมการผู้จัดการ บริษัท กรีนโปร เคเอสพี แอคเคาท์ติ้ง จำกัด และเจ้าของเว็บไซต์และเพจ เก่งบัญชี ภาษีบรรเทา ให้คำแนะนำผ่านรายการ Business Survivor ของ SPOTLIGHT ว่า ผู้ประกอบการไม่ควรมองการทำบัญชีเป็นเพียงเรื่องของการยื่นภาษีหรือจัดทำงบการเงินให้ผ่านไปในแต่ละปี เพราะงบการเงินที่มีคุณภาพต้องสะท้อนภาพธุรกิจตามความเป็นจริง และเป็นข้อมูลสำคัญที่เจ้าของกิจการต้องนำไปใช้ประกอบการบริหารจัดการ

ขณะเดียวกัน อีกเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญควบคู่กันคือ ‘กระแสเงินสด’ (cash flow) ซึ่งเปรียบได้กับเลือดที่ไหลเวียนหล่อเลี้ยงธุรกิจ เพราะต่อให้กิจการมีกำไร แต่หากมีเงินสดไม่เพียงพอสำหรับหมุนเวียนและชำระค่าใช้จ่าย ธุรกิจก็ไปต่อไม่ได้ ดังนั้น เจ้าของธุรกิจควรให้ความสำคัญกับการติดตามกกระแสเงินสดควบคู่กับตรวจดูตัวเลขต่าง ๆ ในงบการเงินตั้งแต่ระยะแรกของการเริ่มธุรกิจ

ทำบัญชีให้ถูก อย่ารอธุรกิจโตแล้วค่อยแก้

สำหรับผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มธุรกิจ การทำบัญชีอาจเริ่มจากเรื่องพื้นฐาน เช่น การจัดการเอกสาร การยื่นภาษี การยื่นงบการเงิน และการบันทึกข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมบัญชี แต่สิ่งสำคัญคือควรทำให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น เพราะข้อมูลเหล่านี้จะกลายเป็นฐานของงบการเงินที่ใช้สะท้อนภาพธุรกิจในระยะต่อไป

สุรภาแนะว่า ผู้ประกอบการไม่ควรตั้งโจทย์ให้การทำบัญชีมีเป้าหมายเพียง “ทำอย่างไรให้เสียภาษีน้อยที่สุด” เพราะบัญชีควรทำบนข้อเท็จจริง เพื่อให้งบการเงินสะท้อนความแข็งแรงและประสิทธิภาพของธุรกิจ และสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ที่ต้องใช้ข้อมูลดังกล่าว ไม่ว่าจะเป็นธนาคาร นักลงทุน หรือผู้ที่สนใจเข้ามาซื้อกิจการ

ปัญหามักเกิดขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตไปแล้วและต้องการขยายกิจการ ระดมทุน หรือขายกิจการ แต่กลับพบว่าข้อมูลในอดีตไม่พร้อม บางรายต้องกลับไปทำบัญชีย้อนหลัง เพื่อให้เห็นกำไรที่แท้จริง ขณะที่บางกิจการมีสต๊อกผิด ยอดขายบันทึกไม่ครบ หรือมีข้อมูลทางบัญชีที่ไม่สะท้อนธุรกิจจริง จนทำให้การย้อนกลับไปแก้ไขทำได้ยาก

อีกเรื่องที่ต้องระวัง คือ การแยกเงินส่วนตัวออกจากเงินบริษัท เพราะหากนำเงินสองส่วนมาปะปนกัน จะทำให้เจ้าของมองไม่เห็นภาพที่แท้จริงของธุรกิจ และเมื่อถึงวันที่ต้องการขยายกิจการ ขอสินเชื่อ หรือระดมทุน ความไม่ชัดเจนของข้อมูลเหล่านี้อาจกลายเป็นอุปสรรคสำคัญได้

งบการเงินไม่ใช่แค่เรื่องยื่นภาษี แต่คือข้อมูลบริหารธุรกิจ

เมื่อทำบัญชีได้ถูกต้องแล้ว ขั้นต่อไปคือการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เพราะงบการเงินไม่ได้มีไว้เพียงยื่นต่อหน่วยงานภาครัฐ แต่ยังช่วยให้เจ้าของมองเห็นว่าธุรกิจกำลังอยู่ตรงไหน และมีประเด็นใดที่ต้องเข้าไปจัดการ

สุรภาอธิบายว่า ต้องแยก ‘การบัญชี’ กับ ‘การเงิน’ ออกจากกัน เพราะแม้จะเกี่ยวข้องกัน แต่มีหน้าที่ต่างกัน การบัญชี คือ การบันทึกและสรุปสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว ขณะที่การเงินต้องนำข้อมูลเหล่านั้นไปมองต่อไปข้างหน้าว่า จากสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ธุรกิจควรวางแผนอย่างไรในอนาคต เช่น การคาดการณ์ยอดขาย การบริหาร cash cycle การจัดการสต๊อก หรือการวางแผนว่าจะมีเงินเพียงพอสำหรับการลงทุนและค่าใช้จ่ายในอนาคตหรือไม่

ดังนั้น เมื่อมีข้อมูลจากงบการเงินแล้ว เจ้าของไม่ควรหยุดอยู่แค่การรับรู้ว่าปีที่ผ่านมา “กำไรหรือขาดทุน” แต่ควรนำตัวเลขไปวิเคราะห์ต่อ เช่น ยอดขายมีแนวโน้มเป็นอย่างไร ต้นทุนส่วนไหนเพิ่มขึ้น สินค้าหรือบริการใดสร้างกำไรได้ดี รวมถึงรอบการรับและจ่ายเงินเป็นอย่างไร เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจว่าจะเดินหน้าหรือปรับแผนในเรื่องใด

โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจเริ่มคิดเรื่องการขยายกิจการ ข้อมูลทางบัญชีจะต้องถูกนำไปต่อยอดกับการวางแผนทางการเงิน ไม่ว่าจะเป็นการคาดการณ์ยอดขาย การวางแผน cash cycle การบริหารสต๊อก หรือการประเมินว่าธุรกิจมีเงินเพียงพอสำหรับการลงทุนใหม่หรือไม่ เพราะการตัดสินใจว่าจะขยายธุรกิจมากแค่ไหน ไม่ควรดูจากยอดขายหรือกำไรเพียงอย่างเดียว

ในช่วงเริ่มต้น เจ้าของอาจสามารถใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือเครื่องมือ AI ช่วยจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้นได้ แต่เมื่อธุรกิจมีขนาดใหญ่และซับซ้อนขึ้น ความต้องการข้อมูลก็จะมากขึ้นตามไปด้วย ตั้งแต่การวิเคราะห์ผลประกอบการ ไปจนถึงการคาดการณ์และวางแผนทางการเงิน ซึ่งเป็นจุดที่เจ้าของต้องพิจารณาว่าควรมีผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและการเงินเข้ามาช่วยมากขึ้นหรือไม่

ธุรกิจเล็กใช้สำนักงานบัญชีได้ เมื่อโตต้องมีทีมในบริษัท

สุรภาแนะนำว่า ในช่วงเริ่มต้น ผู้ประกอบการสามารถใช้บริการสำนักงานบัญชีเพื่อช่วยจัดการงานหลังบ้าน ตั้งแต่บันทึกบัญชี ยื่นภาษี ยื่นประกันสังคม ยื่น VAT ไปจนถึงจัดทำงบการเงิน แต่สิ่งสำคัญคือเจ้าของธุรกิจต้องพูดคุยให้ชัดเจนตั้งแต่แรกว่า ต้องการให้สำนักงานบัญชีช่วยดูแลเรื่องใดบ้าง เพราะขอบเขตงานบัญชีกับการบริหารจัดการภายในธุรกิจเป็นคนละส่วนกัน

สำนักงานบัญชีบางแห่งสามารถให้คำแนะนำด้านการเงินและการบริหารได้ แต่ผู้ประกอบการต้องเลือกสำนักงานบัญชีให้ตรงกับความต้องการของตัวเอง เพราะสำนักงานบัญชีแต่ละแห่งมีขอบเขตความสามารถแตกต่างกัน และงานบางอย่าง เช่น การพยากรณ์ยอดขาย การวางแผนลงทุน หรือการติดตามผลการดำเนินงานเชิงลึก อาจเกินกว่างานบัญชีพื้นฐานที่ตกลงกันไว้

เมื่อธุรกิจเริ่มมีหลายสาขา หลายบริษัท หรือมีผลิตภัณฑ์และธุรกรรมที่ซับซ้อนขึ้น ความต้องการข้อมูลของเจ้าของก็จะมากกว่าแค่การจัดทำงบการเงิน เช่น ต้องการรู้ว่าโปรดักต์ไหนขายดี ลูกค้ากลุ่มไหนสร้างรายได้สูง ควรลงทุนในโครงการใด หรือธุรกิจส่วนไหนสร้างกำไรมากที่สุด จุดนี้เป็นสัญญาณว่าควรเริ่มมีทีมบัญชีและการเงินภายใน

โดยเฉพาะเรื่องกระแสเงินสดที่ต้องติดตามการรับและจ่ายเงินอย่างรวดเร็ว หากธุรกิจมีขนาดใหญ่หรือมีหลายสาขา การมีคนในองค์กรคอยดูข้อมูลแบบใกล้ชิดจะช่วยให้เจ้าของตัดสินใจได้ทันสถานการณ์ ขณะที่สำนักงานบัญชีซึ่งต้องดูแลลูกค้าหลายรายอาจไม่สามารถเข้ามาติดตามรายละเอียดการดำเนินงานของธุรกิจได้ทุกวัน

ธุรกิจโตและซับซ้อนมาก ต้องมี CFO ช่วยดูหลังบ้าน

เมื่อธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้น โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ที่ใช้เงินกู้จำนวนมาก มีเจ้าหนี้หลายราย หรือต้องบริหารเงินรับ-จ่ายให้ทันกัน นั่นคือจุดที่บริษัทควรมีตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารฝ่ายการเงิน (CFO) ซึ่งบทบาทนี้ไม่ได้ดูแค่ตัวเลขในงบการเงิน แต่ต้องบริหารเงินให้ธุรกิจมีสภาพคล่องเพียงพอสำหรับการเดินหน้าต่อด้วย

สุรภาเปรียบว่า CEO คือคนที่มองไปข้างหน้าและผลักดันธุรกิจให้เติบโต ส่วน CFO คือคนที่ดูแลหลังบ้านให้พร้อมรองรับการเติบโต คอยดูว่าเงินที่จะเข้ากับเงินที่จะออกสมดุลกันหรือไม่ หากไม่ทันกันต้องหาเงินจากไหนมาหมุน รวมถึงต้องสามารถพูดคุยกับธนาคาร ต่อรองกับเจ้าหนี้ และประสานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อให้รอบเงินของธุรกิจเดินต่อได้

บทบาทของ CFO จึงไม่ใช่แค่การดูว่าเดือนนี้มีเงินเหลือเท่าไร แต่ต้องมองไปข้างหน้าว่า หากบริษัทลงทุนก้อนนี้แล้วจะกระทบสภาพคล่องหรือไม่ หากรายรับเข้าช้ากว่าที่คาดจะมีเงินสำรองเพียงพอหรือไม่ และหากเงินเริ่มติดขัดต้องหยุดหรือปรับแผนตรงไหนก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม เพราะในบางครั้งเจ้าของธุรกิจอาจเห็นโอกาสและตัดสินใจลงทุนด้วยความมั่นใจ แต่ไม่ได้เห็นว่าหลังจากลงทุนแล้วจะเหลือเงินสดสำหรับจ่ายเงินเดือน ชำระหนี้ หรือรองรับค่าใช้จ่ายประจำมากน้อยแค่ไหน การเติบโตที่เร็วเกินไปจึงอาจกลายเป็นแรงกดดันทางการเงินได้ หากไม่มีคนคอยดูหลังบ้านอย่างใกล้ชิด

สัญญาณเตือนที่ต้องระวัง ก่อนปัญหาลุกลาม

ตัวเลขทางบัญชีไม่ได้มีไว้เพียงบันทึกว่าในอดีตธุรกิจเกิดอะไรขึ้น แต่ยังสามารถเป็นสัญญาณเตือนให้เจ้าของเห็นความผิดปกติได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ หากรู้ว่าต้องเปิดดูตัวเลขไหนและสังเกตอะไรเป็นพิเศษ เพราะบางปัญหาอาจเริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ ก่อนจะลุกลามกลายเป็นปัญหาสภาพคล่องหรือกระทบการดำเนินธุรกิจในที่สุด

สุรภาชี้ว่า มีหลาย red flag หรือสัญญาณเตือนที่เจ้าของควรจับตา สัญญาณเตือนแรก คือ cash flow หรือกระแสเงินสด ซึ่งเปรียบเสมือนเลือดหล่อเลี้ยงธุรกิจ เมื่อเริ่มติดขัดต้องกลับมาดูว่าเงินไปจมอยู่ตรงไหน เช่น สต๊อกมากเกินไป ลงทุนเกินขนาด หรือมีรายได้เพิ่มขึ้นแต่ยังเก็บเงินจากลูกค้าไม่ได้ ขณะที่ฝั่งเจ้าหนี้กลับต้องจ่ายเงินเร็วกว่าเดิม

ตัวอย่างที่พบได้คือ บริษัทให้เครดิตลูกค้านาน 60-90 วัน แต่ตัวเองได้รับเครดิตจากเจ้าหนี้เพียง 30 วัน แม้ยอดขายจะเติบโต แต่เงินยังไม่เข้ามาในมือ ขณะที่รายจ่ายถึงกำหนดก่อน หากบริหารรอบเงินสดไม่ทัน ช่องว่างนี้ก็จะกลายเป็นภาระที่ต้องหาเงินมาหมุน และหากปล่อยไว้นานขึ้นก็อาจกระทบสภาพคล่องของธุรกิจ

อีกจุดที่ต้องดูคือกำไรหรือ Profit Margin ที่บางลงเรื่อยๆ โดยเจ้าของอาจคำนวณเพียงต้นทุนโดยตรง แต่ไม่ได้รวมต้นทุนการดำเนินงานหลังบ้าน ทำให้ตัวเลขกำไรที่เห็นไม่ใช่กำไรจริง หรือบางครั้งต้นทุนเปลี่ยนไปแล้ว แต่ยังใช้ข้อมูลต้นทุนเดิมในการคำนวณราคาขาย เพราะไม่ได้ทบทวนข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน สุดท้ายอาจกลายเป็นการขายที่ยิ่งขายยิ่งขาดทุน

อีกจุดที่ต้องดู คือ กำไร หลาย ๆ กรณีอัตรากำไร (profit margin) บางลงเรื่อย ๆ อาจเป็นเพราะเจ้าของธุรกิจคำนวณเพียงต้นทุนโดยตรง แต่ไม่ได้รวมต้นทุนการดำเนินงานหลังบ้าน ทำให้ตัวเลขกำไรที่เห็นไม่ใช่กำไรจริง หรือบางครั้งต้นทุนเปลี่ยนไปแล้ว แต่ยังใช้ข้อมูลต้นทุนเดิมในการคำนวณราคาขาย เพราะไม่ได้ทบทวนข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน สุดท้ายอาจกลายเป็นการขายที่ยิ่งขายยิ่งขาดทุน

ดังนั้น เมื่อเริ่มเห็น cash flow ตึง เจ้าของควรเปิดงบกลับมาดูทั้งลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และเงินสด ว่าอยู่ในสถานะใด หากเงินเข้าช้ากว่าเงินออก อาจต้องกลับไปดูวิธีการขายและการเก็บเงิน เช่น เจรจาเครดิตเทอมกับลูกค้าให้สั้นลง จากนั้นจึงดูต่อว่าสต๊อกมากเกินไปหรือไม่ ลูกหนี้มีคุณภาพแค่ไหน เจ้าหนี้มีเงื่อนไขอย่างไร รวมถึงต้นทุนคงที่ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรว่าสอดคล้องกับประสิทธิภาพและขนาดของธุรกิจหรือไม่