5 เอกสารบัญชีและภาษีที่เจ้าของธุรกิจมือใหม่ต้องรู้
สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ หลายคนมักมองว่าเรื่องบัญชีและภาษีเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและน่ากังวล ซึ่งก็เป็นเรื่องจริงครับ แต่สิ่งที่ผมจะชวนคิดชวนคุยในบทความนี้ คือ ถ้าเรามีความเข้าใจในเอกสารพื้นฐานบัญชีและภาษี ที่เกี่ยวข้องก็จะช่วยให้เราเข้าใจภาพรวมของการทำงานได้ง่ายขึ้นเช่นเดียวกัน ดังนั้นผมจึงสรุป 5 เอกสารสำคัญที่ใช้บ่อย ๆ มาให้ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจมือใหม่ทุกคนได้ทำความเข้าใจไปด้วยกันครับ
1. ใบเสนอราคา
ใบเสนอราคาคือจุดเริ่มต้นของการซื้อขาย เป็นเอกสารฉบับแรกที่เราส่งให้ลูกค้าเพื่อแสดงรายละเอียดสินค้าหรือบริการ พร้อมเงื่อนไขและราคา แม้บางครั้งอาจถูกมองข้ามไปในกรณีที่ตกลงกันแบบปากเปล่า แต่ความเป็นจริงแล้ว ใบเสนอราคามีความสำคัญมากกว่าที่คิดครับ ไม่ว่าจะเป็น
การสร้างความเป็นมืออาชีพและเป็นหลักฐาน: การออกใบเสนอราคาแสดงถึงความเป็นระบบและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ นอกจากนี้ หากลูกค้าลงนามอนุมัติกลับมา เอกสารฉบับนี้จะกลายเป็นหลักฐานสำคัญในการยืนยันว่าได้ทำการตกลงซื้อขายกันแล้ว
เครื่องมือติดตามการขาย: ถ้าเรามีระบบบัญชีที่ดี เราจะสามารถติดตามสถานะของใบเสนอราคาได้ ทำให้เห็นว่ามีลูกค้ารายใดที่สนใจแต่ยังไม่ตัดสินใจซื้อ ข้อมูลนี้มีค่าอย่างยิ่งในการนำมาวิเคราะห์และปรับปรุงกลยุทธ์การขายในธุรกิจ เช่น การติดตามลูกค้า หรือการเสนอโปรโมชันเพิ่มเติม หรือแม้แต่การเลือกลูกค้าในการทำธุรกิจร่วมกันในอนาคตก็มีผลเช่นเดียวกัน
โดยปกติเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่มักจะมองข้ามเอกสารนี้ไป แต่ส่วนตัวแล้วผมมองว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารตั้งต้นสำคัญในการทำธุรกิจของเราเลยล่ะครับ
2. ใบวางบิล
ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ใช้เพื่อ "เรียกเก็บเงิน" อย่างเป็นทางการ โดยเฉพาะกับลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่ที่มีรอบการจ่ายเงินที่ชัดเจน เช่น กำหนดให้วางบิลภายในวันที่ 25 ของทุกเดือน และจะจ่ายเงินในสิ้นเดือนถัดไป
ใบวางบิลมักจะถูกใช้สำหรับลูกค้าบางรายมีกระบวนการทางบัญชีที่ซับซ้อนและต้องการเอกสารใบวางบิลเพื่อนำไปตั้งเบิกจ่ายตามรอบที่กำหนด ซึ่งถ้าเราไม่รู้จักเอกสารนี้ และไม่ทำให้ถูกต้อง ก็มีสิทธิ์ที่เราจะได้เงินช้ากว่ากำหนด
บางครั้ง ใบวางบิลอาจจะรวบรวมหลายรายการไว้ในใบเดียวเพื่อเรียกเก็บตามรอบที่ลูกค้ากำหนด หากในหนึ่งเดือนเรามีการขายให้ลูกค้ารายเดิมหลายครั้ง เราสามารถรวบรวมทุกรายการมาไว้ในใบวางบิลฉบับเดียวได้ เพื่อความสะดวกในการเรียกเก็บเงินและง่ายต่อการตรวจสอบของลูกค้า
แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกธุรกิจต้องใช้ใบวางบิลนี้ หากธุรกิจของเราเป็นการขายปลีกหรือลูกค้าชำระเงินทันทีหลังได้รับสินค้าหรือบริการ ก็ไม่จำเป็นต้องออกใบวางบิลครับ
3. ใบส่งสินค้า / ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี
จริงๆ เอกสารกลุ่มนี้ทำหน้าที่คนละอย่างกัน แต่มีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด และมักจะออกเอกสารมาพร้อมกัน โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เรามาดูหน้าที่กันก่อนดีกว่าครับ
ใบส่งสินค้า (Delivery Note) เป็นหลักฐานว่าได้ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว โดยจะมีลายเซ็นผู้รับ (ลูกค้า) เพื่อเป็นการยืนยัน
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารสำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะโดยหลักการแล้วจะต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อที่มีการส่งมอบสินค้า หรือได้รับชำระเงิน (กรณ๊บริการ) เพื่อให้ลูกค้าที่จดทะเบี่ยนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถนำภาษีซื้อไปใช้ต่อได้
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ทำหน้าที่แจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระ ในหลายกรณี ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีอาจเป็นเอกสารฉบับเดียวกัน โดยมีหัวกระดาษระบุชัดเจนว่าเป็น "ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี" เอกสารฉบับนี้จะใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีเป็น "ลูกหนี้การค้า" ของธุรกิจ หรือบางธุรกิจอาจจะใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเป็นเอกสารที่ทดแทนกันก็ได้เหมือนกัน (โดยเฉพาะธุรกิจบริการ)
4. ใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานสุดท้ายที่ยืนยันว่าการซื้อขายนั้นเสร็จสมบูรณ์ โดยเราจะออกเอกสารนี้ให้ลูกค้า "เมื่อได้รับชำระเงิน" เรียบร้อยแล้วเท่านั้น ซึ่งหน้าที่ของมันตรงตัว คือ เป็นหลักฐานว่าเราได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว และลูกค้าได้ชำระหนี้ทั้งหมดสำหรับรายการนั้นๆ แล้ว
อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจบริการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบเสร็จรับเงินอาจจะออกพร้อมกับใบกำกับภาษีได้ ด้วยเหตุผลที่กล่าวมาแล้วในข้อที่ 3 ก่อนหน้านี้
แต่ในทางปฏิบัติ ลูกค้าบางรายอาจขอให้เราออกใบเสร็จรับเงินล่วงหน้าก่อนที่จะจ่ายเงินจริง ในกรณีเช่นนี้ ควรมีหมายเหตุในเอกสารให้ชัดเจนว่า "การชำระเงินจะสมบูรณ์ต่อเมื่อบริษัทได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว"
5. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
เอกสารนี้จะเกิดขึ้นเมื่อเราจ่ายค่าบริการบางประเภทที่กฎหมายกำหนด (เช่น ค่าจ้างทำของ, ค่าเช่า, ค่าบริการวิชาชีพ) เรามีหน้าที่ต้องหักภาษีส่วนหนึ่งไว้ก่อนจ่ายเงิน แล้วนำส่งให้กรมสรรพากร
โดยการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นหน้าที่ตามกฎหมายของผู้จ่ายเงิน ดังนั้นอย่าลืมตรวจสอบให้ดีว่าเมื่อมีการจ่ายเงินค่าบริการต่างๆ ให้กับบริษัทหรือบุคคลธรรมดา จะต้องหักภาษีกี่เปอร์เซ็นต์ และออก"หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย" ให้ถูกต้อง และส่งให้ให้กับผู้รับเงิน เพื่อให้เขานำไปใช้เป็นเครดิตภาษีตอนยื่นภาษีประจำปีได้
สุดท้ายแล้ว สิ่งที่ผมอยากบอกเพิ่มเติม คือ นอกเหนือจากการทำความเข้าใจเอกสารทั้ง 5 ประเภทนี้แล้ว อย่าลืมทำความเข้าใจ "กระบวนการ" ของธุรกิจ ตั้งแต่การเสนอขาย, การส่งมอบ, การเรียกเก็บเงิน, การรับเงิน ไปจนถึงการจ่ายเงินให้คู่ค้า ว่าเป็นอย่างไร เพื่อที่เราจะได้ดีไซน์การออกเอกสารได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับธุรกิจของเรานั่นเองครับ
ถนอม เกตุเอม
ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี เจ้าของเพจ TAXBugnoms
