อยากให้พนักงานทำงานดี-อยู่นาน ‘Onboarding’ ต้องมีประสิทธิภาพ
การเริ่มต้นงานใหม่เป็นช่วงเวลาที่พนักงานต้องปรับตัวหลายด้าน ทั้งการทำความรู้จักองค์กร เรียนรู้งาน การทำความเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเอง วิธีการทำงานขององค์กร และความคาดหวังขององค์กร ในช่วงเวลานี้ พนักงานใหม่จึงต้องการการต้อนรับและเตรียมความพร้อมที่ช่วยให้เข้าใจงาน รู้ว่าตนเองต้องรับผิดชอบอะไร และได้รับคำแนะนำที่จำเป็น เพื่อให้สามารถปรับตัวและเริ่มต้นการทำงานได้อย่างราบรื่น
ข่าวที่เกี่ยวข้อง
แต่ผลสำรวจล่าสุดจากโรเบิร์ต วอลเทอร์ส พบว่า ประสบการณ์ในช่วงเริ่มต้นของพนักงานไทยจำนวนมากยังไม่เป็นไปอย่างที่คาดหวัง โดยพนักงานกว่า 50% ประเมินประสบการณ์การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ในองค์กรของตน (job onboarding experience) ว่าอยู่ในระดับปานกลางหรือต่ำกว่าที่คาดหวัง (35% ระบุว่าอยู่ในระดับปานกลาง และ 16% รู้สึกไม่พึงพอใจ) ขณะที่มีเพียง 15% ที่ประเมินว่าประสบการณ์ของตนในระดับดีเยี่ยม
ขณะเดียวกัน พนักงานผู้ตอบแบบสำรวจ 12% ระบุว่าประสบการณ์การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ ทำให้มีแนวโน้มที่จะลาออกจากตำแหน่งมากขึ้น สะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญของการดำเนินกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพ ถูกต้อง และเหมาะสม
แอนดรูว์ พาวเวลล์ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการพาณิชย์ ของกลุ่มบริษัทโรเบิร์ต วอลเทอร์ส กล่าวว่า การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่มักถูกมองว่าเป็นเพียงงานด้านธุรการที่เน้นเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบและระบบต่าง ๆ แต่ในความเป็นจริงแล้ว กระบวนการนี้ถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญในวงจรชีวิตพนักงาน และควรถูกจัดลำดับให้เป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญทางธุรกิจ
“การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพมีส่วนช่วยให้พนักงานเกิดความมั่นใจ เข้าใจถึงความคาดหวัง และสามารถมีส่วนร่วมในบทบาทหน้าที่ของตนได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ ยังเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์และสนับสนุนการมีส่วนร่วมในระยะยาว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว”
โจทย์การรักษาพนักงานกับกระบวนการเริ่มงาน
ผลการสำรวจพบว่า 29% ของพนักงานระบุว่า ประสบการณ์การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ที่เขาได้รับมีส่วนทำให้พวกเขาตัดสินใจที่จะอยู่ในองค์กรต่อไป ซึ่งแสดงให้เห็นถึงโอกาสที่องค์กรจะทบทวนกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการดังกล่าวจะช่วยส่งเสริมให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ตั้งเป้าไว้ได้
โรเบิร์ต วอลเทอร์ส แนะว่า เพื่อให้เข้าใจความคาดหวังของพนักงานใหม่เกี่ยวกับกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ได้ดียิ่งขึ้น องค์กรสามารถเพิ่มคำถามที่เฉพาะเจาะจงในแบบสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปัญญาประดิษฐ์ (AI กำลังเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในสถานที่ทำงาน และนำข้อมูลที่ได้จากแบบสำรวจมาปรับปรุงกลยุทธ์การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ ธุรกิจสามารถเปลี่ยนประสบการณ์ที่ ‘ไม่มีผลกระทบ’ (no impact) ให้กลายเป็นการมีส่วนร่วมของพนักงาน ช่วยให้พนักงานรู้สึกเชื่อมโยงและมีความมุ่งมั่นตั้งแต่เริ่มต้น
นอกจากนี้ เมื่อพนักงานถูกถามว่าพวกเขาใช้เวลานานเท่าใดกว่าจะรู้สึกว่าตนเองสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพในบทบาทของตน
- 35% ระบุว่าใช้เวลา 1-3 เดือน
- 23% ระบุว่าใช้เวลา 3-6 เดือน
- 20% ระบุว่าใช้เวลามากกว่า 6 เดือน
ตัวเลขเหล่านี้แสดงให้เห็นว่ากระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่มีส่วนช่วยให้พนักงานปรับตัวและปฏิบัติงานในบทบาทของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การสนับสนุนจากผู้จัดการและการฝึกอบรม
การสนับสนุนจากผู้จัดการเป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ของกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ แม้ว่า 71% ของพนักงานที่ตอบแบบสำรวจจะรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการสายตรง แต่เกือบ 30% ที่เหลือระบุว่า พวกเขารู้สึกไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างเหมาะสมหรือไม่ได้รับการสนับสนุนเลยในช่วงเวลานี้
สิ่งนี้ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการเตรียมทักษะและทรัพยากรให้กับผู้จัดการเพื่อช่วยในการให้คำแนะนำและการสนับสนุนแก่พนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้พวกเขารู้สึกได้รับการต้อนรับ ได้รับข้อมูลครบถ้วน และมั่นใจในบทบาทหน้าที่ของตน การมีส่วนร่วมของผู้จัดการ เช่น การสอบถามความเป็นไป (regular check-ins) อย่างสม่ำเสมอ การสื่อสารที่ชัดเจน และคำแนะนำที่เหมาะสม สามารถส่งผลต่อความผูกพัน ความพึงพอใจ และการรักษาพนักงานในระยะยาว
เมื่อพนักงานถูกถามว่าสิ่งใดมีผลกระทบเชิงบวกมากที่สุดต่อประสบการณ์การต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ของพวกเขา
- 56% เน้นย้ำถึงการสนับสนุนจากผู้จัดการ
- 47% ให้ความสำคัญกับการรวมตัวเป็นทีม
- 40% คาดหวังการเข้าถึงเครื่องมือและทรัพยากรที่เหมาะสม
ในทางกลับกัน เมื่อพนักงานถูกถามว่าสิ่งใดที่ขาดแคลนมากที่สุดในระหว่างกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่
- 46% ระบุถึงการฝึกอบรมจากผู้จัดการและความชัดเจนในบทบาท
- 33% กล่าวถึงการเข้าถึงเครื่องมือและระบบ
- 32% ชี้ให้เห็นถึงการแนะนำวัฒนธรรมองค์กร
“องค์กรจำนวนมากยังคงมุ่งเน้นไปที่งานด้านธุรการในระหว่างกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ แทนที่จะใช้โอกาสนี้ในการเสริมสร้างการสื่อสาร การพัฒนา และการสนับสนุน ซึ่งอาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่เชื่อมโยงหรือไม่พร้อมสำหรับการทำงาน” แอนดรูว์กล่าว
ลักษณะการต้อนรับและเตรียมความพร้อมที่มีประสิทธิภาพ
เพื่อช่วยให้องค์กรในประเทศไทยปรับปรุงผลลัพธ์ของกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ โรเบิร์ต วอลเทอร์ส แนะนำให้ใช้นโยบายที่มีโครงสร้างชัดเจน โดยให้ความสำคัญกับการสร้างความเชื่อมโยง ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง และความไว้วางใจ ควบคู่ไปกับการใช้เทคโนโลยีและการปรับปรุงกระบวนการทำงาน
หลักการสำคัญประกอบด้วย
- กระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง: มุ่งเน้นสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและความไว้วางใจกับพนักงานใหม่ ใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยเสริมปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในกระบวนการเริ่มงาน
- ความสามารถของผู้จัดการ : จัดหาเครื่องมือที่เหมาะสม การฝึกอบรมที่จำเป็น และแนวทางให้ผู้จัดการ เพื่อช่วยให้การแนะนำและสนับสนุนพนักงานใหม่ในช่วงเริ่มงานใหม่
- โครงสร้างที่ชัดเจน : กำหนดกระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ที่มีระบบ มีขั้นตอนที่ชัดเจน มีการกำหนดหน้าที่ และเป้าหมายที่วัดผลได้ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและสม่ำเสมอ
- ระยะเวลาที่ยาวขึ้น : องค์กรควรเข้าใจว่ากระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ต้องใช้เวลา องค์กรอาจขยายเวลาของกระบวนการนี้ออกไปมากกว่าหนึ่งสัปดาห์ เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับบทบาทของตนได้ดีขึ้น
“องค์กรที่ประสบความสำเร็จสูงสุดเข้าใจว่ากระบวนการต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ไม่ได้เป็นเพียงการทำตามขั้นตอน แต่เป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นการเสริมสร้างความมั่นใจ ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และผลักดันประสิทธิภาพการทำงาน” แอนดรูว์กล่าว
